Die wichtigsten Funktionen im Schnelldurchlauf


Firmen, Adressen und Ansprechpartner

  • Beliebig viele Adressen, Ansprechpartner und Kommunikationsinformationen
  • Zuordnung von beliebig vielen mehrstufigen Kategorien
  • Umfangreiche Möglichkeiten zur Suche und Filterung
  • Export von selektierten Daten
  • Geburtstagsliste

Etats und Jobs

  • Beliebig viele Jobs zu jedem Etat
  • Controlling der zum Etat gehörenden Jobs
  • Beliebig viele Kalkulationen zu jedem Job
  • Beliebig viele standardisierte Jobdokumente zu jedem Job (zum Beispiel Kostenvoranschläge, Rechnungen, Lieferantenaufträge, Memos, Briefings, etc.)
  • Verwaltung von beliebigen, zusätzlichen externen Dokumenten (Office-Dokumente, Bilder, etc.) direkt über die Datenbank auf dem Server (kein zusätzlicher Server Zugang mehr nötig)
  • Job Workflow/Todo’s für die effektive Organisation der Arbeit des zuständigen Beraters.
  • Zuordnung von verantwortlichen Mitarbeitern/Teams
  • Unterteilung in offene/abgeschlossene Jobs

Jobkalkulation und Kostenvoranschläge

  • Umfangreiche Leistungsverwaltung
  • Individuell hinterlegte Preise pro Kunde möglich
  • Gruppierung von Positionen/Leistungen
  • Spezieller Workflow für Fremdleistungen
  • Ausgeklügelter Status Workflow mit automatischer Erzeugung von Aktionen für Freigabe und Wiedervorlage
  • Status der Abrechnung für jede Position und die gesamte Kalkulation
  • Erstellung von einer oder mehreren Anzahlungsrechnungen entweder Prozentual oder mit festem Betrag direkt aus der Kalkulation
  • Textbausteine für Vor- und Nachtexte in Deutsch und Englisch

Job Controlling

  • Direkter Vergleich von geplanten Sollstunden aus der Kalkulation mit den tatsächlich geleisteten Stunden aus der Zeiterfassung, unterteilt nach Funktionsbereichen
  • Überblick über alle angefallen Kosten und Erträge aus zugehörigen Rechnungen, Eingangsrechnungen und geleisteten Stunden.
  • Darstellung des Rohertrages und der prozentualen Rohertrages für diesen Job
  • Direkte Analyse der für den Job geleisteten Stunden

Rechnungen

  • Rechnungen werden direkt aus Kalkulationen/KVAs per Knopfdruck erstellt.
  • Erstellung von Anzahlungsrechnungen mit automatisch korrekter Verbuchung und Berücksichtigung in der Schlussrechnung
  • Teilrechnungen und Sammelrechnungen
  • Erstellung von Gutschriften/Stornierungen

Eingangsrechnungen

  • Erfassung von Eingangsrechnungen mit Jobzuordnung jeder einzelnen Position
  • Erzeugung von Eingangsrechnungen aus Bestellanforderungen auf Knopfdruck
  • Plausibilitätscheck auf Positionsebene
  • Automatische Abrechnung von Fremdleistungspositionen, die nicht in einem KVA enthalten sind (WB direkt)
  • Kosten Controlling auf Positionsebene

Zahlungsmanagement

  • Komfortable Verwaltung der offenen Posten für die Eingangsrechnungen.
  • Erzeugung von Einzel- oder Sammelüberweisungen auf Knopfdruck.
  • Optional vollautomatisches Skonto-Management.

Banking Anbindung

  • Übertragung von Überweisungen zur Ausführung in die Banking Software, einzeln, oder beliebig viele gemeinsam.
  • Einlesen aller neuen Bankbuchungen mit vollautomatischer Verbuchung von Überweisungen, die aus der :agentursuite erfolgt sind.
  • Automatische Verbuchung von Zahlungseingängen, wenn die Rechnungsnummer(n) in der Buchung genannt werden und die Beträge stimmen. Auch bei Sammelzahlungen ist eine automatische Verbuchung möglich, wenn alle Rechnungsnummer genannt werden und die Summe stimmt.

Zeiterfassung, Zeitkontrolle und Zeitauswertung

  • Verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung z.B. wochenweise oder sogar sekundengenaue live-Erfassung.
  • Verschiedene Genaugkeiten der Zeiterfassung können auf Jobebene eingestellt werden.
  • Mitarbeiter können pro Job für verschiedene Funktionen Stunden schreiben (z.B. Senior Entwickler, Konzeption, etc.)
  • Benachrichtigung der Mitarbeiter, die noch nicht alle Stunden eingetragen haben
  • Umfangreiche Stundenauswertungen
  • Erzeugung von Stundennachweisen für Ihre Kunden
  • Zeiterfassung auch per Webinterface

Datev Schnittstelle

  • Folgende Buchungen können Exportiert werden: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bank und Kasse
  • Export einer Art ist jederzeit per Knopfdruck möglich, es werden immer alle Buchungen exportiert, die vollständig und formal korrekt sind und die bestätigt wurden.
  • Für jeden Monat wird pro Buchungsart eine eigene Datei erzeugt, die dann in den Datev Vorlauf importiert werden kann.
  • Es wird geloggt und Dokumentiert, welche Buchungen bereits exportiert wurden. Falls eine Exportdatei verloren geht oder beschädigt wurde, kann jederzeit eine identische Datei erneut exportiert werden.
  • Alle Exportdateien werden automatisch sinnvoll benannt

Workflow Controlling

  • Das Life Workflow Controlling für die Bereiche Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bank und Kasse zeigt den aktuellen Status der jeweiligen Dokumente gleichzeitig für mehrere Monate auf einen Blick.

Controlling

  • Datenimport aus diversen Buchhaltungsprogrammen möglich
  • Umfangreiche tabellarische und grafische Auswertungen
  • Vergleich von Jahren, Monaten, Kunden
  • Berücksichtigung von Kosten, die nicht direkt einem Kunden zugeordnet werden können
  • Dynamische Berechnung der Profitabilität pro Kunde auf Grundlage der erfassten Stunden und der tatsächlich entstandenen Kosten

Mitarbeiter

  • Rechteverwaltung für Module und einzelne Funktionen
  • Adressen, Geburtstage, Arbeits- und Urlaubszeiten
  • Zuordnung zu Teams und Funktionen

Urlaubsverwaltung

  • Eintragung von Urlaubstagen, Urlaubsanspruch, Resturlaub, etc. pro Mitarbeiter
  • Übersichtliche Listenansicht über alle Urlaubsansprüche
  • Ausdruck eines grafischen Urlaubskalenders, getrennt nach Abteilungen

Online Client-Center

  • Automatisiertes Hochladen von Dokumenten aus dem Agentur-Center in das Client-Center
  • Sehr einfache Bedienung
  • Kommentare für jedes Verzeichnis/Dokument
  • Aussehen kann individuell angepasst werden
  • E-Mail Benachrichtigung bei neuen Dokumenten
  • Statistiken für jedes Dokument (wer hat es wann gesehen)

Projektsteuerung, Aufgaben und Workflows

  • Zu jedem Job können mehrere Workflows angelegt werden, die aus einzelnen Aufgaben bestehen
  • Aufgaben werden manuell oder automatisch den Mitarbeitern zugeordnet
  • Festlegung von Meilensteinen und Abhängigkeiten
  • Automatische Erstellung von Terminkalendern für jeden Mitarbeiter mit übersichtlicher grafischer Darstellung
  • Direkte Verknüpfung mit der Zeiterfassung
  • Automatische Workflow Erstellung aus einem KVA heraus
  • Verschiedene Gantt-Chart Darstellungen

Sonstiges

  • Mehrsprachige Ausgabe der Dokumente (momentan Deutsch und Englisch)
  • PDF-Erstellung
  • Excel Export aus vielen Listen für berechtigte Mitarbeiter
  • Rechtschreibkorrektur in allen Formularen