Die :agentursuite ist ein Komplettsystem. Und das ist auch gut so, denn dann braucht jede Information nur höchstens einmal erfasst werden.
Wieso höchstens einmal? Weil einige Informationen überhaupt nicht mehr eingegeben werden müssen, sondern sich aus anderen bereits vorhandenen Daten automatisch erzeugen.

Aus einem Kostenvoranschlag, in dem Fremdleistungen für einem Job enthalten sind, wird auf Knopfdruck eine sogenannte Bestellanforderung, aus der dann, auch wieder auf Knopfdruck, eine Eingangsrechnung erfasst wird.
Daraus wird eine Überweisung, die durch die Anbindung an die Banksoftware auch gleich automatisch ausgeführt wird.
Da alle Buchungen auf dem Geschäftskonto über die Banksoftware eingelesen werden, erfolgt auch die Verbuchung des Zahlungsausgangs ohne weiteres Zutun. Selbst Skontoabzüge werden automatisch erkannt und korrekt gebucht.
Alle erzeugten Buchungen werden dann über die Datev Schnittstelle an den Steuerberater oder die interne Buchhaltung übergeben. Die Buchungen sind zu diesem Zeitpunkt bereits vollständig und korrekt, worum sich die interne Plausibilitätskontrolle in der :agentursuite fortlaufend kümmert.

Wenn der Beschriebene Vorgang hingegen ohne diesen automatischen Workflow abläuft, muss die gleiche Information sage und schreibe 7 mal von Hand erfasst werden: Im Kostenvoranschlag, in der Bestellung an den Lieferanten, in der Eingangsrechnung, in der Überweisung, in der Liste der offenen Posten, in der Buchung der Eingangsrechnung und in der Buchung des Zahlungseinganges.

Ach ja, und aus dem Kostenvoranschlag wird dann ja auch gleich die Rechnung an den Kunden… :-)

Nur wenn alle nötigen Informationen an einem Ort verfügbar sind, ist ein aussagekräftiges Controlling möglich.

Und besonders für eine Werbeagentur liefert die übliche „betriebswirtschaftliche Auswertung“ (BWA) keine wirklich interessanten Informationen.

Als dienstleistungsorientiertes Unternehmen ist es für Sie wichtig, fortlaufend kontrollieren zu können, wo hoch der reale Aufwand für jeden einzelnen Job ist, ob sie mit ihm einen Ertrag erwirtschaften oder draufzahlen.

Und diese Information liefert Ihnen nur eine funktionierende Zeiterfassung und/oder Ressourcenplanung in Verbindung mit einer sinnvollen Kalkulation für jeden Job.

Je größer Ihre Agentur wird, umso wichtiger wird eine sinnvolle interne Organisation aller Abläufe.

Die :agentursuite stellt Ihnen bewährte Workflows sozusagen als „Leitlinien“ zur Verfügung und dazu gleich die notwendigen Controlling-Werkzeuge.

Und im Gegensatz zu anderen Systemen sorgt die :agentursuite auch dafür, daß Ihre Mitarbeiter diese unsichtbaren „Schienen für den Geist“ auch wirklich verwenden.
Dazu gibt es ein internes automatisches Workflow Controlling. Dieses überprüft regelmäßig den Status jedes Dokumentes und Vorganges und reagiert auf das Ergebnis. Liegt z.B. ein Kostenvoranschlag zu lange beim Kunden zur Freigabe, wird dies bemerkt und entsprechend gemeldet.
Nicht nur beim zuständige Berater erfolgt ein entsprechender Hinweis in seiner Aktionsverwaltung, sondern auch die Teamleitung sieht die Verzögerung im Bereich „Workflow Controlling Mitarbeiter“.