Deshalb ist es gerade in diesem Bereich sehr wichtig, die Bedienung so einfach wie möglich zu gestalten. Als optimaler Kompromiss zwischen Aufwand und erzieltem Ergebnis hat sich dabei in den meisten Agenturen eine wochenweise Zeiterfassung bewährt.
Wählt man den Bereich Zeiterfassung, wird automatisch die persönlich Eingabemaske für die aktuelle Woche aufgerufen.
Gezeigt werden die Jobs, an denen der jeweilige Mitarbeiter beteiligt ist. Pro Wochentag gibt es für jeden Job ein Eingabefeld.
Auch hier ist es wichtig, daß die Arbeitszeit eines Mitarbeiters vollständig erfasst wird.
Ein festangestellter Mitarbeiter z.B. mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche, muss auch die vollen 40 Stunden auf die einzelnen Jobs verteilen.
Für allgemeine Aufgaben, die keinen Kundenjob betreffen, gibt es deshalb interne Jobs.
Auch für Urlaubszeiten oder Krankheit gibt es die entsprechenden Jobs.
Wenn ein Mitarbeiter für einen Job in unterschiedlichen Funktionen tätig ist, erscheint dieser Job mehrmals in der Zeiterfassung - für jede Funktion separat.
Neben der Gesamtsumme der eingetragenen Stunden für die ganze Woche gibt es Zwischensummen für jeden einzelnen Job und für jeden Wochentag.
Neben der einfachen Eingabemaske für die Zeiterfassung der Mitarbeiter gibt es umfangreiche Möglichkeiten zur Kontrolle und Auswertung der erfassten Stunden.
Mitarbeiter mit unvollständigen Zeiterfassungen können automatisch per Aktion oder per E-Mail an das Eintragen Ihrer Stunden erinnert werden.
Die Zeiterfassung ist mit identischer Bedienung auch über ein Webinterface möglich, welches in jedem aktuellen Webbrowser aufgerufen werden kann.
Ganz einfach Job wählen, starten, stoppen oder wechseln. Die aktuellen Jobs eines jeden Mitarbeiters werden aus der zentralen Datenbank gelesen und sind direkt auswählbar.
Ein ständiger Kontakt zum zentralen Datenbankserver ist für die Verwendung dieses Tools nicht notwendig. Denn das gespeicherte Zeitprotokoll kann jederzeit automatisch in die Datenbank übertragen werden. Einer Verwendung auf mobilen Rechnern oder auch von externen Mitarbeitern steht damit nichts im Wege.
Auch eine dauerhafte Zeiterfassung ohne jegliche Verbindung zum Server ist möglich. Dabei werden alle erfassten Zeiten per Mausklick in eine Protokolldatei exportiert und z.B. per E-Mail verschickt. Die Protokolldatei wird dann automatisch in der Zentrale eingelesen.
Unser Agentur-Timer läuft sowohl unter Windows, als auch unter Mac OS X.